Protokół Komisji Rewizyjnej PTP o/Katowice za kadencję 2015-2018

Katowice dn. 05.09.2018

PROTOKÓŁ

KOMISJI REWIZYJNEJ PTP O/KATOWICE

ZA KADENCJĘ 2015 – 2018

Komisja Rewizyjna zapoznała się z dokumentacją przedłożoną przez Zarząd Oddziału składającą się z następujących segregatorów:

• Protokoły zebrań zarządu

• Członkowie

• Zebrania naukowe

• Pisma przychodzące

• Pisma wychodzące

oraz sprawozdania merytorycznego Zarządu PTP O/Katowice, przygotowanego przez Izabelę Kałkę, Sekretarza Zarządu, za lata 2015-2018.

Po zapoznaniu się z dokumentacją obejmującą okres od 08.10.2015 – 05.09.2018 Komisja Rewizyjna stwierdza:

(1) Skład Zarządu – w minionej kadencji do Zarządu PTP O/Katowice zostali powołani: Agata Diec jako Przewodnicząca; Ryszard Chłopek jako Zastępca Przewodniczącej, Łukasz Kielemnik jako Skarbnik, Izabela Kałka jako Sekretarz, Karolina Zalewska-Łunkiewicz jako Sekretarz ds. członkowskich. Skład Zarządu zmienił się podczas kadencji – z funkcji skarbnika zrezygnował kolega Łukasz Kielemnik, a na to miejsce w drodze kooptacji została przyjęta koleżanka Anna Kominek. Należy podkreślić szybkie i efektywne działania zarządu: zorganizowanie zebrania i podjęcie uchwały w tej sprawie.

(2) Siedziba Zarządu – w 2017 roku nastąpiła zmiana pomieszczenia siedziby Zarządu Oddziału. Siedziba mieści się pod dawnym adresem, jednak pod żadnym względem nie spełnia roli siedziby oddziału PTP. Zmiana ta jest niekorzystna, ponieważ Oddział nie ma pomieszczenia, w którym mógłby się spotkać, obradować czy przeznaczyć je na działalność organizacyjną i naukową. W obecnym pomieszczeniu nie można usiąść, bo jest tak małe i mieści jedynie kilka półek na dokumenty, a ich ilość jest także niewystarczająca. Obecne pomieszczenie może służyć jedynie do przechowywania dokumentacji. Jest ono niedogodne także pod tym względem, iż na drzwiach mieści się stara skrzynka pocztowa, do której przychodzi cała korespondencja oddziału. Skrzynka ta jest za mała i nie mieści całej korespondencji, dlatego listy wysypują się na podłogę i tam oczekują na odebranie. W minionej kadencji zawieruszyło się kilka poważnych dokumentów i nie jest pewne, czy tego faktu nie spowodowała właśnie wadliwa skrzynka. Argument Zarządu, iż czynsz jest bardzo niski za wynajem lokalu, nie wydaje się być w tym przypadku wystarczający. Podjęto także Uchwałę w sprawie zakupu nowej skrzynki pocztowej, która do tej pory nie została zrealizowana.

(3) Uchwały Zarządu – w okresie ostatniej kadencji przyjęto ponad 20 uchwał dotyczących: organizacji Walnego Zebrania członków PTP O/Katowice, przyjęcia nowych członków, patronatów honorowych nad konferencjami naukowymi, przeznaczenia kwot pieniężnych na kilka zebrań naukowych do wysokości 1000 PLN, nabycia skrzynki pocztowej. Warto zauważyć, iż spis uchwał za lata 2015-2018 jest dokonany bardzo rzetelnie i starannie łącznie z dodatkowym wykazem podjętych uchwał.

(4) Zebrania Zarządu – pomiędzy październikiem 2015 a wrześniem 2018 odbyło się 19 zebrań Zarządu PTP O/Katowice. Na większości z nich zostały załączone listy z podpisami osób obecnych. W przypadku brakujących list wskazanych w sprawozdaniu Komisji Rewizyjnej za rok 2017, sekretarz Zarządu uzupełnił brakujące listy.

(5) Walne Zebrania członków PTP O/Katowice – Zarząd zdecydował na zebraniu w dn. 03.03.2017 o zwoływaniu Walnego Zebrania PTP O/Katowice jeden raz w kadencji. Decyzja ta została podyktowana dużymi kosztami związanymi z listownym informowaniem członków o zebraniu. Wydaje się, iż dodatkowy wpływ na to ma także nikła responsywność członków PTP na zaproszenia Zarządu. Ostatnie Walne Zebranie Członków Oddziału Katowice miało miejsce dn. 8.11.2016 i było połączone z zebraniem psychologów klinicznych z województwa śląskiego. Dyskutowano na nim kwestię uprawnień specjalizacyjnych dla psychologów klinicznych oraz drugą kwestię ubezpieczeń OC dla psychologów. Na koniec zebrania Zarząd przedstawił swoim członkom sprawozdanie z działalności.

(6) Działalność naukowa Oddziału. Zarząd Oddziału obok działalności organizacyjnej i administracyjnej prowadzi także działalność naukową polegającą na przygotowaniu konferencji naukowych i sympozjów, organizacji spotkań naukowych, a także objęcia patronatem honorowym innych, psychologicznych konferencji naukowych na terenie Śląska.

W minionej kadencji odbyło się 5 zebrań naukowych, w których wzięło udział 74 osoby, były to: „Asertywność w pracy” warsztat psychologiczny (2015); „Rola psychologa w opiniodawstwie sądowym i wykonywaniu środków zabezpieczających” zebranie naukowe (2016); „Psychologia za kratami – specyfika pracy psychologów więziennych” zebranie naukowe (2016); „Kilka uwag o psychoterapii dzieci i młodzieży – konteksty, terapie, zjawiska” zebranie naukowe (2017); „Aspekty etyczne w zawodzie psychologa” (2018); „Zaburzenia przywiązania – jednostka diagnostyczna, problem społeczny czy „słoń w salonie współczesności?” (2018).

Oddział PTP Katowice objął honorowanym patronatem 5 śląskich oraz ogólnopolskich konferencji naukowych. Starania te wydają się szczególnie cenne dla jednoczenia środowiska psychologów na Śląsku oraz podnoszenia kwalifikacji zarówno członków Oddziału, jak i zaprzyjaźnionych z Oddziałem psychologów i sympatyków psychologii. Aspekt upowszechniania wiedzy psychologicznej ma także duże znaczenie.

(7) Nowe członkostwo PTP w kadencji 2015-2018 przyjęło 112 psychologów, w tym dwie osoby reaktywowały swoje członkostwo, po wcześniejszym uregulowaniu zobowiązań wobec Oddziału. Ponadto przyjęto również członków z rozwiązanych Oddziałów Polskiego Towarzystwa Psychologicznego w Częstochowie (14 osób) oraz w Bielsku – Białej (8 osób).

Odnosząc się do stwierdzenia w sprawozdaniu Zarządu:

„Głównym priorytetem Zarządu w minionej kadencji było nawiązanie kontaktu
z Członkami PTP Oddziału Katowice i zaktywizowanie psychologów z województwa śląskiego. (…) Kolejną ważną sprawą, w toku minionej kadencji było dla Zarządu uporządkowanie spraw członkostwa w Oddziale. Zasadnicza kwestia skoordynowania wielu istniejących list … w znacznym stopniu została dokonana, dokonano wstępnego posegregowania zaległości …. Ze względu na pewne nieścisłości oraz braki danych czy dokumentów rekomendujemy kontynuację niniejszego procesu.”

należy stwierdzić, iż Komisja Rewizyjna z uznaniem przyjmuje fakt przestrzegania wymogów formalnych wszystkich deklaracji poprzez sprawdzenie spełnienia wymagań przez członków wprowadzających w stosunku do kandydatów starających się o członkostwo. Niemniej jednak, jak wynika ze sprawozdania Zarządu, proces ten nie został ukończony, co przenosi odpowiedzialność na kolejny Zarząd, powołany w nowej kadencji do kontynuowania tych szeroko zakrojonych prac.

(8) Dokumentacja jest prowadzona starannie. Sekretarz Oddziału, Izabela Kałka, umożliwiła sprawne dokonanie przeglądu całej dostępnej dokumentacji. Komisji udostępniono ww. segregatory z dokumentami. Prowadzenie tej dokumentacji jest obecnie wysoce uporządkowane, przejrzyste i daje jasny wgląd w działalność Zarządu.

(9) Strona WWW Oddziału działa sprawnie już od ponad trzech lat. Można na niej znaleźć szereg cennych informacji dotyczących: podstawowych informacji o Oddziale i zachęty do wstąpienia w jego szeregi, aktualności dotyczących bieżących wydarzeń i konferencji naukowych (organizowanych przez Oddział, tych których Oddział jest patronem oraz innych konferencji psychologicznych), możliwości uzyskania członkostwa PTP, w tym 7 prostych kroków do jego uzyskania, Aktów Prawnych dot. PTP, możliwość kontaktu z Oddziałem poprzez tę stronę. Działa także sprawnie strona Oddziału na portalu Facebooka, gdzie zamieszczane są aktualności dotyczące Oddziału dzięki zaangażowaniu Sekretarza, Izabeli Kałki.

(10) Komisja zapoznała się także ze sprawozdaniami finansowymi za okresy: 3 i 4 kwartał 2017 oraz za I półrocze 2018. Przedstawione obroty finansowe Zarządu za dwa półrocza nie wzbudzają zastrzeżeń, zarówno przychody, jak i rozchody są uzasadnione i szczegółowo opisane w arkuszach kalkulacyjnych. Należy podkreślić dużą staranność w obecnym sposobie prowadzenia finansów zarówno przez nowego Skarbnika, Annę Kominek, a także Przewodniczącą Oddziału, Agatę Diec. Dzięki tym staraniom w obecnej kadencji podwoiła się liczba osób opłacających składki członkowskie, a tym samym wzrósł budżet Oddziału.

Komisja Rewizyjna ma jednak zastrzeżenia wobec braku przedstawienia sprawozdań finansowych za poprzednie półrocza kadencji pomiędzy 2015 a 2017 rokiem, a także przesyłanie tychże sprawozdań w ostatniej chwili tak, że Komisja nie ma wystarczającego czasu, aby rzetelnie się im przyjrzeć.

(11) Komisja zapoznała się ze sprawozdaniem merytorycznym Zarządu za minioną kadencję 2015-2018, za które Komisja dziękuje oraz za wszelki wysiłek wkładany przez cały Zarząd, aby Oddział mógł dobrze funkcjonować i rozwijać swoją działalność.

Zalecenia Komisji Rewizyjnej dla nowego Zarządu Oddziału:

1. Siedziba Oddziału – Komisja stanowczo postuluje podjęcie starań przez kolejny Zarząd w celu znalezienia rzeczywistej siedziby Oddziału, które stanowiłoby miejsce spotkań, zebrań Zarządu i innych zebrań np. naukowych, co oznacza salę, a nie jak dotychczas – wnękę w korytarzu zamkniętą drzwiami; postulat jest na tyle ważny strategicznie, iż w przypadku, gdy nie ma się gdzie spotkać, to rzeczywiście trudno jest się spotykać, a tym bardziej jest wstydliwe wobec instytucji i osób zewnętrznych, aby spotykać się na korytarzu w kwestiach ważnych i poufnych (RODO).

2. Członkowie Oddziału – Komisja stanowczo zaleca kontynuowanie prac podjętych przez ustępujący Zarząd nad uporządkowaniem spraw członkowskich, aktualnej (jednej) listy członków Oddziału, płacenia składek przez członków oraz uaktualnienia adresów korespondencyjnych członków Oddziału.

3. Sprawozdania finansowe – Komisja prosi kolejny Zarząd, aby dbał o terminowe przedstawianie dokumentacji finansowej wraz ze sprawozdaniami finansowymi, co czyni przedsięwzięcia finansowe Zarządu transparentnymi dla stron uczestniczących w kontroli i sprawozdawczości.

4. Komisja zwraca uwagę, iż nie doszło do realizacji uchwały Zarządu dotyczącej zakupu większej skrzynki pocztowej, która jest niezbędna, ponieważ dwukrotnie zaginęła przesyłana faktura do Oddziału Katowickiego. Komisja zaleca realizację tej Uchwały w najbliższym czasie.

5. Komisja zaleca nowemu Zarządowi dobry zwyczaj zapraszania członków Komisji Rewizyjnej na zebrania Zarządu, pomaga to w lepszym funkcjonowaniu i podejmowaniu decyzji.

Podsumowanie

Komisja Rewizyjna ocenia wysoko pracę ustępującego Zarządu Katowickiego Oddziału Polskiego Towarzystwa Psychologicznego jako pełną zaangażowania w różnorodne aktywności mające na celu aktywowanie współpracy członków oddziału oraz sympatyków psychologii. Starania te nie są jednak w pełni satysfakcjonujące z powodu braku wizji (misji) i strategii działania dla Oddziału, dlatego też postuluje się przyjęcie takiej strategii przez nowy Zarząd.

W imieniu Komisji Rewizyjnej, po wcześniejszych z nią konsultacjach, protokół przygotowała:

Dr Monika Kornaszewska-Polak